En esta primera entrada de nuestro blog, os voy a hablar de lo que es uno de nuestros cuatro pilares fundamentales: Comunicarse en la administración de fincas y cómo la entendemos desde Veris dentro del marco de la Nueva Administración de Fincas o Administración de Fincas Participativa.
Uno de los grandes errores en la administración de fincas, es mantener con la comunidad de propietarios una comunicación inadecuada.
La comunicación de todas las gestiones y tareas realizadas por los Administradores de Fincas a cada una de sus Comunidades de Propietarios debe ser clara, periódica y en tiempo. Una inadecuada comunicación provocada por retrasos o falta de claridad puede generar desconfianza y falta de transparencia.
La sociedad actual exige transparencia al comunicarse
No sólo en la política o en la economía de un país, sino que se extiende a todos los ámbitos, especialmente al de las relaciones empresa-cliente.
En este sentido, uno de los sectores afectado por la percepción social como «mejorable» en cuanto a transparencia es el de administraciones de fincas. Los propietarios, no solo sólo demandan mayor participación en la gestión de su comunidad, sino que echan en falta canales de comunicación más directos, disponibilidad más inmediata y, en definitiva, mayor transparencia por parte de su administración de fincas.
La participación como motor de la transparencia.
No cabe duda de que hacer partícipe al propietario en la gestión del día a día es un paso definitivo hacia la transparencia, utilizando la tecnología como canal de comunicación permanente.
La Administración de Fincas Participativa debe potenciar los aspectos que la sociedad de la transparencia demanda:
- Transparencia: Facilitar el acceso a la documentación de la comunidad, a las cuentas y a las operaciones realizadas; y hacerlo desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Eficacia: Responder de forma rápida y ágil a los requerimientos de los propietarios; además, es fundamental que éstos vean el estado de su petición en tiempo real.
- Comunicación: Participar en las conversaciones, saber comunicarse, comentar las actuaciones, enviar avisos y comunicados de forma eficiente y sin costes añadidos.
- Disponibilidad: Transmitir la idea del Administrador 24/7 a disposición del propietario, a través de las herramientas online.
- Calidad: Poner en valor todas y cada una de las actuaciones de la Administración, casi siempre ignoradas por los clientes; y proporcionar herramientas de valoración continua.
La percepción de una Administración de Fincas Participativa por parte del propietario, nuestro cliente al fin y al cabo, es tan valorada que, en poco tiempo, los administradores que no adopten estas prácticas serán, simplemente, ignorados o marginados, dando paso a nuevas generaciones de gestores cuyo foco estará puesto en la participación del cliente y la plena transparencia.
En resumen, la comunicación en la administración de fincas no debe limitarse sólo a convocar juntas, o a informar trimestralmente a nuestros clientes de los gastos que se han producido. Ésto, en la era de la información, ha quedado ya totalmente obsoleto.
En la Administración de Fincas Participativa, ya no basta con hacer las cosas, hay que comunicarlas. Nuestra labor, por tanto, no se reduce a hacer la contabilidad de la comunidad y a realizar una junta al año como creen algunas personas, los Administradores hacemos muchas cosas más, que al final son las que consumen nuestro tiempo, y, nuestro valor añadido como Administradores, reside en que los propietarios sean conscientes de ellas.
Hoy en día las nuevas tecnologías han abierto un sinfín de posibilidades que facilitan este contacto entre propietarios y administradores, a través de las apps y redes sociales. ¡Aprovechemoslas!
